People Ops Manager (H/F) - French Speaking - Lisbonne

Dans le cadre de notre forte croissance à Lisbonne (70 collaborateurs aujourd’hui et 40 recrutements à venir cette année), nous recherchons notre futur.e. HR Ops pour rejoindre notre équipe RH composée de Nelly (CPO); Marie (HR Manager); Sarah (Office Manager); Mélody, Joséphine, Violaine et Kelly (TAS).

Tu rejoindras la Team RH à Lisbonne et auras un rôle clé dans le quotidien de l’entreprise, au cœur de l’expérience collaborateur.

Tu seras responsable de la gestion admin, paie, droit social pour nos deux bureaux, ainsi que de la supervision de l’office management à Lisbonne. Pour ce faire, tu reporteras à notre DRH et manageras Sarah (Office Manager de Lisbonne).

Tes missions

• RH & People Operations

  • Gérer et piloter la gestion administrative des entrées et sorties des collaborateurs : préparation des contrats, création des dossiers salariés et suivi des démarches d’embauche et de départ pour les stagiaires, alternants, CDD, CDI et freelances en France et au Portugal.
  • Gérer et administrer les évolutions liées au parcours des salariés : changements de statut, de temps de travail, absences et arrêts de travail, de situation contractuelle et autres événements administratifs.
  • Structurer, formaliser, optimiser et faire évoluer les processus People Ops : paie, onboarding/offboarding, administration RH, politiques internes, outils et amélioration continue.

Paie

Pour la gestion de la paie, tu travailleras en lien avec PayFit pour la France et avec notre cabinet partenaire au Portugal.

• Préparer, assurer le suivi, et contrôler la paie : collecter et contrôler les éléments variables, préparer les éléments de paie et vérifier la cohérence des bulletins et des éléments de rémunération.

• Gérer les relations avec les différents organismes sociaux en France et au Portugal : URSSAF, Segurança Social, caisses de retraite, contrats mutuelle et prévoyance, etc.

• Assurer le suivi des congés payés et des dispositifs RH : titres-restaurant, transport, etc.

Droit social

• Veiller au respect des obligations légales et réglementaires en France et au Portugal : droit du travail, protection sociale, santé au travail, obligations employeur

• Assurer une veille juridique en France et au Portugal afin d’identifier les évolutions réglementaires applicables aux pratiques RH.

Gestion de projet

• Être force de proposition sur les sujets People Ops, définir les priorités et la roadmap, puis accompagner leur mise en œuvre et leur suivi.

• Les projets pourraient être par exemple : la mise en place d’une charte de télétravail, suivi du temps de travail, rédaction d’accords collectifs, de dispositifs RH, etc.

Pilotage et analyse des données RH

• Exploiter les données issues de nos outils (HiBob, PayFit) pour produire des indicateurs et reportings RH fiables.

• Structurer et fiabiliser les données RH, dans le respect des règles de confidentialité et de protection des données.

Office Management

• Manager et accompagner l’Office Manager (Sarah) dans ses missions, son organisation au quotidien et sa montée en compétences.

• Superviser les projets et sujets Office Management : aménagement des bureaux, organisation des événements internes, gestion des prestataires, amélioration de la vie au bureau, etc.

Environnement et outils

• Outils HR Ops : Hibob, Payfit, Swile, Coverflex, Yousign

• Outils internes : Notion, Slack, Google Suite, Excel

• Travail en collaboration avec la finance, le cabinet de paie et les équipes de Vroomly. Tu seras l’interlocuteur.trice principal.e pour toutes les questions concernant les sujets admin et paie des collaborateurs à Paris et au Portugal !